Qualitätsüberprüfung und Qualitätssicherung sind eine dezidierte Forderung der ÖNORM EN 82079-1 über das Erstellen von Gebrauchsanleitungen. Was genau aber versteht man unter dem Begriff Qualität und wie überprüft und sichert man sie im Zuge der Erstellung von technischen Dokumentationen?

Liegt Qualität vor, wenn`s funktioniert? Ist Qualität das, was der Kunde bezahlt? Oder ist Qualität, wenn man trotzdem lacht? Je nach dem, an wen man die Frage richtet, wird die Antwort darauf unterschiedlich ausfallen.

Divergierende Interessen in Einklang bringen

Eine qualitativ hochwertige Gebrauchsanleitung aus der Sicht eines Herstellers ist eine, die ihn vor regressauslösenden Forderungen schützt, die dafür sorgt, dass er keine Sanktionen seitens der Marktaufsicht erleidet, die in der Erstellung möglichst kostengünstig ist und die obendrein die Kunden zufriedenstellt. Anwendern hingegen soll die Gebrauchsanleitung den Produktnutzen schnell und mühelos, richtig und vollständig sowie sicher und umweltschonend erschließen (Thiele, Ulrich: TechDok light. Der schnelle Einstieg in die Technische Dokumentation. Weka Media, 2011, S. 149).

Aufgabe der Technischen Redaktion ist es also, diese zumindest vordergründig divergierend erscheinenden Interessen zur Deckung zu bringen.

Qualitätsbestimmende Faktoren

Wie von Kothes ausgeführt (Kothes, Lars: Grundlagen der Technischen Dokumentation. Anleitungen verständlich und normgerecht erstellen. Springer-Verlag, 2011, S. 59), hängt die Qualität von Technischen Dokumentationen im Wesentlichen von folgenden vier Parametern ab:

1. Vollständigkeit
2. Richtigkeit
3. Einheitlichkeit
4. Pünktlichkeit

Sie bilden sozusagen die Schnittmenge aus Hersteller- und Anwenderinteressen. Werden diese vier Parameter über alle Phasen der Erstellung der Dokumentation erfüllt, ist das Ergebnis des Redaktionsprozesses eine „rechtssichere“ Dokumentation, die dem Anwender den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Produktes hinreichend erschließt.

Die Aufgabe des Technischen Redakteurs endet jedoch nicht mit der Fertigstellung der Dokumentation. Um die Qualität von technischen Dokumentationen nachhaltig abzusichern, bedürfen sie der laufenden Evaluierung. Diese kann durch die Bewertung am Schreibtisch durch einen Experten oder mittels empirischer Bewertung erfolgen.

Wesentliche Hinweise zur Verbesserung von technischen Dokumentationen liefern aber auch Erkenntnisse aus der Beobachtung der Produkte am Markt oder Auswertungen von Wettbewerbsprodukten ähnlicher Konstruktion oder der RAPEX-Datenbank.

Der Vorgang des Übertragens der Ergebnisse aus der Produktbeobachtung in einen geregelten Dokumentationsprozess liegt in der unternehmerischen Verantwortung. Die Ressourcen dafür muss die Geschäftsführung bereitstellen.

Qualität ist ein Prozess

Somit wird klar, dass Qualität nicht zuletzt in der Technischen Dokumentation ein Prozess ist, der von der Mitwirkung aller Mitglieder einer Organisation abhängt. Qualität lässt sich im Unternehmen nur dann dauerhaft verankern, wenn die oberste Ebene der Organisation den Qualitätsgedanken mitträgt.

Projektarbeit: Qualitätssicherung in der Technischen Dokumentation