Rund 270.000 Händler weltweit nutzen Global Blue Software, um Tax Refund Formulare auszustellen. Der Ausgabeprozess für Tax Free Formulare variiert dabei von Land zu Land leicht. Nahezu 80 Prozent sind jedoch länderübergreifend nahezu oder vollkommen deckungsgleich. Da deshalb nur die Benutzeroberflächen (Fenster) pro Land anzupassen sind, bietet sich im Sinne der Effizienzmaximierung und Kostenminimierung die Gruppierung der Handbücher nach der Ausgabesprache an.

Global Blue betreibt eines der größten Tax Free Shopping-Netzwerke der Welt, und bietet seinen Kunden damit Einsparungen von bis zu 19 Prozent auf die bei einem der weltweit rund 270.000 Global Blue Partner getätigten Einkäufe.

Die wesentlichen Arbeitsschritte bei der Tax Free Formularausgabe aus Händlersicht sind:

• Ausstellen
• Suchen
• Stornieren
• Erneut Ausstellen
• Erneut Drucken

Dokumentation direkt in der Zielsprache

Das von mir realisierte Projekt verfolgte den Ansatz, die Dokumentation entweder direkt in der jeweiligen Landessprache oder aber in einer der fünf Standard-Sprachen Englisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch und Spanisch zu erstellen, anstatt sie aus dem Englischen zu übersetzen. Folglich gibt es keine Handbücher in englischer Sprache in Ländern wie Frankreich, Deutschland oder Italien. Die französische Version findet in Frankreich, Belgien, Luxemburg, Marokko und in der Schweiz Verwendung, die deutsche in Österreich, Deutschland und der Schweiz, die spanische in Argentinien, Spanien und Uruquay usf.

Begriffsbestimmungen im Kontext

Single Source Publishing – Einzelquellenausgabe

Unter Single Source Publishing oder Einzelquellenausgabe versteht man das Verfahren, um aus einer Quelle mehrere Ausgabeformate zu erstellen. Wesentliches Ziel solcher Systeme ist das mehrfache Verwenden vorhandener Datenmodule. Ein Thema, ein Warnhinweis, eine oft verwendete Anleitung werden nur noch einfach in der Datenbank gehalten und bei Bedarf in die Ausgabeinstanz eingebunden.

Bedingungen

Bei Bedingungen handelt es sich um die Kennzeichnung von Quellinhalten (in der Regel Texte und Grafiken) als Varianten, die als „Master“ gespeichert werden. Die Ausgabe wird auf die gewünschte Variante reduziert. Bedingungen werden oft gemeinsam mit Datenbanklösungen für größere „Content-Objekte“ verwendet.

Variablen

Variablen sind Elemente, die ein Wort oder einen Begriff in einer Publikation mit hohem Anteil an wiederverwendbarem Inhalt anpassen, wie zum Beispiel ein Produkt, ein Modell oder der Landesname.

Wer profitiert von der Einzelquellenausgabe?

Von der Verwendung einer einzigen Quelle profitiert im Wesentlichen der Redakteur/Bearbeiter. Aber auch der Endnutzer zieht Vorteile aus der konsistenten Verwendung von Begriffen und Informationen. Ein Vorteil, der allerdings zum Schwachpunkt werden kann, wenn das strategische Konzept für die Verwaltung der Ergebnisse fehlt.

Textverarbeitungssysteme

Der Markt bietet eine Vielzahl von Softwarelösungen für die Bearbeitung und Verwaltung von Textbausteinen für die Einzelquellenausgabe. Auszugsweise genannt seien an dieser Stelle Help & Manual, Framemaker und AuthorIT.

Anwendungsbeispiele

Verwendung von Bedingungen

Bedingungen können auf Textfragmente oder komplette Themen angewendet werden. Multiple, eingebettete und negative Bedingungen werden unterstützt.

Language	Country Condition
English	UK
	Singapore
	Cyprus
	Malaysia
French	France
	Belgium
	Luxembourg
	Morocco
	Switzerland
German	Austria
	Germany
	Switzerland
Italian	Italy
	Switzerland
Spanish	Spain
	Uruquay
	Argentinia

Verwendung von Textvariablen

Variable Name	Description
AFORM	Name of the country-specific Tax Free Form, with indefinite article (for a/an usage)
FORM	Name of the country-specific Tax Free Form, with no article (for definite article usage)
COUNTRY	Name of the country for which the manual is issued
REGION	Defined as either the EU or the country name for non-EU
VATNAME	Country-specific designation for consumer tax, e.g. VAT, GST, MwSt., USt.
SHOP	In Germany/Austria we differentiate between "Laden" and "Geschäft". Variables for regional terms are fully supported.

Ausgabebeispiel „Tax Free Formular ausstellen“

Zielsprache: Französisch

Die verwendete Textverarbeitungssoftware ist Help & Manual. Der Lesbarkeit wegen wurde das Ausgabefenster am rechten Rand beschnitten.

 

Zielsprache: Deutsch

Veröffentlichungsbeispiel für Zielsprache Deutsch
und Zielland Schweiz

Feedback von Shop Assistenten

„Großartig! Endlich eine Online-Hilfe in meiner Muttersprache. Klar, präzise und konsistent formuliert.“

„Die Qualität der Hilfetexte hat sich enorm verbessert – von einem bemühten aber oft holprigen Text in Englisch zu einer flüssigen Anleitung in perfektem Deutsch.“

© Beitragsbild pictoores – Fotolia