Wege aus dem Ressourcen- und Kapazitätsdilemma

Die Ergebnisse einer Österreich Benchmark-Studie zeigen Unternehmen Wege aus dem Ressourcen- und Kapazitätsdilemma auf.

Unternehmen, die in der Lage sind, ihr Know-how in den Bereichen Ressourcen-Management und Kapazitätsplanung zu steigern, können ihre Probleme und Risiken deutlich mindern und Geschäftschancen erfolgreicher umsetzen. So lautete die Schlussfolgerung der jährlichen globalen Vergleichsstudie 2014 über Ressourcen-Management und Kapazitätsplanung. Diese Studie wurde nun um eine Studie ergänzt, in der ausschließlich österreichische Unternehmen befragt wurden. Die Österreich Benchmark-Studie zu Ressourcen-Management und Kapazitätsplanung 2014/15 ist von Planview in Zusammenarbeit mit pma – Projekt Management Austria durchgeführt worden.

Bei der Benchmark-Studie 2014/15 haben 126 Führungskräfte (im Vergleich dazu: weltweit 480 Führungskräfte) aus Österreich den Reifegrad ihres Unternehmens in den Bereichen Ressourcen-Management und Kapazitätsplanung eingeschätzt und die damit einhergehenden Chancen, Risiken, Probleme und Best Practices bewertet.

Je höher der Reifegrad, desto geringer die Probleme

Die Studien zeigen, dass Unternehmen mit einem hohen Reifegrad ihre Hauptprobleme um 20 bis zu 70 Prozent verringern können (weltweit waren es 30 bis 60 Prozent). Zu diesen Problemen zählen unter anderem ein mangelnder Überblick über die Ressourcenauslastung, fehlende Transparenz über die Ressourcenkapazität und die Verfügbarkeit von Statusberichten.

32 Prozent der befragten Führungskräfte in Österreich konnten ihrem Unternehmen einen hohen Reifegrad bescheinigen. Im Vergleich dazu bescheinigten weltweit 30 Prozent der Führungskräfte ihren Unternehmen einen hohen Reifegrad.

Hauptprobleme im Ressourcen-Management und in der Kapazitätsplanung sind lösbar

Hauptprobleme beim Ressourcenmanagement in Relation zum Reifegrad © Grafik: Planview

Abb. 1: Hauptprobleme beim Ressourcenmanagement in Relation zum Reifegrad © Grafik: Planview

Als Hauptprobleme im Ressourcen-Management nennen 77 Prozent der österreichischen Unternehmen mit einem niedrigen Reifegrad, dass häufige Veränderungen sich auf die Ressourcenzuteilung und -verfügbarkeit auswirken, gefolgt von einem mangelnden Überblick über die Ressourcenauslastung, den 69 Prozent angeben. Demgegenüber wird letzteres von österreichischen Unternehmen mit einem hohen Reifegrad gar nicht erwähnt. Dies ist ein erstes Anzeichen dafür, dass das Dilemma lösbar ist. [Abb. 1] 

Hauptprobleme bei der Kapazitätsplanung in Relation zum Reifegrad © Grafik: Planview

Abb. 2: Hauptprobleme bei der Kapazitätsplanung in Relation zum Reifegrad © Grafik: Planview

Hinsichtlich der unterschiedlich wahrgenommenen Hauptprobleme der Kapazitätsplanung gibt es einen weiteren Hinweis auf eine Lösung des Dilemmas: Während 56 Prozent der Unternehmen in Österreich mit einem niedrigen Reifegrad keinen ganzheitlichen Überblick über den Projektbedarf und die Ressourcenkapazität haben (weltweit 72 Prozent), führen nur 5 Prozent der Unternehmen mit einem hohen Reifegrad dieses Problem an (weltweit 19 Prozent). [Abb. 2]

Ursachen für die Schwierigkeiten

Ursachen für die Schwierigkeiten im Ressourcenmanagement und in der Kapazitätsplanung © Grafik: Planview

Abb. 3: Ursachen für die Schwierigkeiten im Ressourcenmanagement und in der Kapazitätsplanung © Grafik: Planview

Schwierigkeiten, die sich aus einem niedrigen Reifegrad ergeben, resultieren vor allem aus einem Daten-oder Informationsproblem, so die Benchmark-Studie. Denn den Unternehmen mit einem niedrigen Reifegrad mangelt es sowohl an aktuellen und historischen Daten als auch an detaillierten Informationen über die vorhandenen Kapazitäten und Ressourcen. [Abb. 3]  Verbesserungen können daher nur eintreten, wenn entsprechende Prozesse, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten durch die Chefetage eingeleitet und unterstützt werden.

Risiken falls keine Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet werden

Geschäftsrisiken basierend auf unzureichendem Ressourcenmanagement und  schlechter Kapazitätsplanung © Grafik: Planview

Abb. 4: Geschäftsrisiken basierend auf unzureichendem Ressourcenmanagement und schlechter Kapazitätsplanung © Grafik: Planview

Werden für Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung keine optimierten Prozesse und aktuelle Technologien verwendet, gaben die Befragten folgende Geschäftsrisiken an: Die österreichischen Unternehmen nannten als Risiken erhöhte Projektkosten (54 %), nicht termingerecht fertiggestellte Projekte (52 %), unzufriedene Kunden (48 %) sowie unzureichende Qualität (47 %). Die weltweit Befragten gaben am häufigsten die Risiken Umsatzverlust (51 %), verpasste Geschäftschancen (51 %) und unzufriedene Kunden (28 %) an .

Zusammenfassung

Unternehmen, die das Ressourcendilemma gelöst haben,

  • verstehen, dass Ressourcen-Management und Kapazitätsplanung unterschiedliche, aber miteinander in Wechselbeziehungen stehende Disziplinen sind, die beachtet und verbessert werden müssen, um die Ressourcenauslastung, Effizienz und Profite zu steigern;
  • haben einen ganzheitliche Sicht sowohl auf den Projektbedarf als auch auf die Ressourcenkapazität; und
  • investieren in Personal, Prozesse und Technologien, um in beiden Bereichen Verbesserungen zu erzielen und die Hauptproblempunkte spürbar zu mindern.

Die Österreich Benchmark-Studie kann bei Planview kostenfrei bezogen werden.

Christian Pleschberger

Freier Redakteur, zertifizierter Technischer Redakteur bei satz KONTOR
DI Christian Pleschberger ist Absolvent der Universität für Bodenkultur, Freier Redakteur und zertifizierter Technischer Redakteur

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